Présentation
La webconférence permet d’organiser des réunions en direct avec plusieurs participants sur des sites distants. Plusieurs fonctionnalités facilitent le travail collaboratif ainsi que le partage de documents. La webconférence peut également être utilisée pour des activités de télémédecine en complément d’une messagerie sécurisée de santé pour l’envoi de documents.
0 Réunions organisées en 2022
Pour qui ?
- Acteurs de santé en Nouvelle-Aquitaine
Pour quoi ?
- Organiser des staff, des réunions de concertation pluridisciplinaire, etc.
- Organiser des réunions intra ou inter-établissements/réseaux professionnels
- Développer les activités de télémédecine : téléexpertise, téléconsultation, télésurveillance
Quels avantages ?
- Un équipement léger (webcam et microphone uniquement) suffit à tous les participants (internes ou extérieurs à la structure) pour voir et entendre la même chose au même moment
- La webconférence fonctionne aussi sur smartphone ou tablette sur Android ou IOS
PRÉ-REQUIS ET MODALITÉS DE CONNEXION
Pour utiliser le service de webconférence, il suffit :
- d'un poste de travail connecté à Internet (minimum 2 Mbps) et disposant d'un système d'exploitation Windows ou Mac OS X,
- d'une webcam et d'un microphone installés sur le poste (un microcasque est conseillé en cas d'utilisation par une seule personne),
- d'utiliser son téléphone en appelant le numéro dédié à la réunion.
Pour l’utiliser sur smartphone ou tablette, le service nécessite l’installation de l’application sur le mobile.
DEUX MODES POSSIBLES
- Mode Conciergerie - Gestion de la Webconférence par le GIP ESEA Nouvelle-Aquitaine : vous pouvez utiliser le service occasionnellement et/ou pour des réunions programmées en avance.
- Faire une demande en ligne via le formulaire en ligne au moins 48H avant
- Rôle d’animateur attribué au demandeur
- Rôle d’organisateur attribué au GIP ESEA NA
- Sans coût de licence
- Support du lundi au vendredi de 8h30 à 18h par l'équipe support du GIP ESEA
- Mode Propriétaire - Gestion de la Webconférence par le demandeur : vous pouvez utiliser le service très régulièrement et/ou pour faire des réunions de dernière minute.
- Autonomie complète pour l’organisation des réunions
- Rôles d’animateur et organisateur attribués au demandeur
- Une licence dédiée est attribuée au demandeur : coût de 432 € TTC / an calculé au prorata par rapport à la date d’acquisition (facturation annuelle)
- Support 24/7 directement avec l’éditeur de la solution ou du lundi au vendredi de 8h30 à 18h par l’équipe support du GIP ESEA
VIGILANCE
L'activité de télétravail provoque une utilisation massive des outils de travail à distance et en particulier les services de webconférence.
Pour vous assurer de disposer de la meilleure qualité de service possible, nous vous invitons à suivre les recommandations suivantes :
- si vous rencontrez des problèmes de qualité audio, demandez aux participants de désactiver leur caméra
- demandez aux participants de couper leur micro lorsqu'ils n'interviennent pas
- programmez dans la mesure du possible vos réunions en dehors des pics d'activité (les plages 10h-12h et 14h-16h en semaine sont généralement les plus chargées)
