En 2021, 48 dossiers ont été déposés pour candidater aux appels à projets "Plan ESMS numérique" en Nouvelle-Aquitaine. Sur les 862 Etablissements et Services Médico-Sociaux (ESMS), 480 se sont répartis en 20 grappes et ont ainsi pu obtenir des financements. Comment ces ESMS ont-ils procédé pour constituer leur grappe ? Et pour répondre à quels enjeux ?

Il existe plusieurs cas de figure :  

• des établissements déjà constitués autour d’un organisme gestionnaire avec des habitudes de travail et une mutualisation du Système d’Information (SI) déjà en place,
• des établissements qui se regroupent avec leurs partenaires de terrain parce qu’ils ont des lieux de travail en commun ou parce qu’ils accompagnent le même public,
• des établissements "isolés" qui ont besoin de reconsidérer avec quels partenaires ils ont des habitudes de travail, des échanges ou des projets en commun. Cet état des lieux est un point de départ pour la constitution de leur future grappe.

L’objectif est donc de trouver un fil conducteur commun à la constitution de la grappe. Cela peut être un logiciel commun, des habitudes de travail, des lieux d’intervention ou des publics accompagnés sur un même territoire.
 

Pour un ESMS, le virage numérique consiste à construire son projet SI, de à sécuriser son organisation et ses échanges de données en interne et avec les partenaires extérieurs. C’est également dans l’idée de le pérenniser et de mettre en place une organisation qui serve le projet.

La grappe est donc un projet de mutualisation où les établissements peuvent imaginer que l’objectif à terme, est de pouvoir créer une Direction des Systèmes d’Information (DSI), un embryon de responsabilité SI.

Dans le cadre du Programme ESMS Numérique, pour constituer une grappe, quelques prérequis : 

• se regrouper à plus de 15 établissements pour pouvoir candidater, 
• avoir la volonté de se regrouper pour porter un projet SI et de le mutualiser.

Qu’est-ce que cela apporte de se regrouper au sein d’une grappe et de porter un projet commun ?
 

• Pouvoir obtenir des financements pour la gestion de projet,
• Réaliser des audits des SI existants,
• Partager une vision commune sur l’état des lieux des SI des établissements
• Travailler collectivement autour de nouvelles pratiques souhaitées pour les professionnels sur le terrain : pratique en mobilité, saisie des données au pied de l’usager, utilisation d’applications qui permettent le partage facilité de données, etc.
• Travailler collectivement sur les usages des nouveaux outils : messagerie sécurisée, outil de coordination de parcours, identité nationale de santé
• Réfléchir à la question des achats de matériel et du support technique pour les professionnels.

Il s’agit donc de réfléchir collectivement aux solutions possibles, d’optimiser le budget en mutualisant les ressources et d’avoir un service pour accompagner les professionnels dans l’usage du numérique au quotidien.

La constitution d’une grappe est un investissement important, mais dont les bénéfices à terme sont nombreux. Depuis le lancement du "Plan ESMS numérique", l’équipe dédiée du GIP ESEA accompagnent les établissements dans leurs démarches avec une offre de services dédiée.